Informatie voor klokkenluiders

Wil je ons iets melden?

Informationen für Hinweisgebende

Sie wollen uns etwas berichten?

Informationen für Hinweisgebende

Zorgvuldige afhandeling van incidenten.

Klokkenluiders melden zorgen en incidenten anoniem en veilig.

De apt Group pleit voor een cultuur van vertrouwen, waarin medewerkers vragen kunnen stellen, advies kunnen inwinnen, zorgen kunnen uiten en vermoeden van misstanden of onrechtmatigheden kunnen melden. Ons klokkenluidersysteem ondersteunt ons bij het signaleren van mogelijke problemen, het uiten van zorgen en het direct aanspreken van misstanden of onrechtmatigheden.

Het naleven van regels en normen is cruciaal om schade aan ons bedrijf, onze medewerkers en externe personen te voorkomen. Op deze manier beschermen we iedereen die mogelijk wordt beïnvloed door wangedrag binnen onze organisatie. Daarom heeft het naleven van wetten en voorschriften de hoogste prioriteit.

Via ons klokkenluidersysteem kunnen meldingen van wangedrag en vermoeden van misstanden of onrechtmatigheden in een veilige omgeving – indien gewenst ook anoniem – worden ingediend. Dit systeem is beschikbaar voor zowel onze medewerkers als de uitzendkrachten die aan ons zijn toevertrouwd.

Na ontvangst van een melding wordt deze, afhankelijk van het risico voor ons bedrijf, onze medewerkers of derden, gecategoriseerd. Vanwege lokale eisen kunnen de criteria van ons klokkenluidersysteem variëren. Elke melding wordt daarom individueel beoordeeld na ontvangst. Vervolgens wordt er een onderzoek ingesteld op het niveau van de groep of lokaal op de locatie, afhankelijk van het risico en de bijzonderheden van de melding.

De apt Group spant zich intensief in om meldingen snel en zonder onnodige vertragingen te verwerken. Tegelijkertijd wordt ervoor gezorgd dat de melder tijdens het initiële onderzoek en eventueel daaropvolgend onderzoek voldoende tijd krijgt om te reageren op vragen en/ of andere relevante aspecten van de zaak ter sprake te brengen. De duur van een grondig onderzoek van een melding varieert afhankelijk van de omvang en complexiteit en kan variëren van enkele weken tot enkele maanden.

Melders worden zo goed mogelijk beschermd en hun informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Benadeling of intimidatie van melders vanwege hun melding wordt niet getolereerd bij de apt Group.

Personen tegen wie beschuldigingen zijn geuit, krijgen zo vroeg mogelijk de gelegenheid hun kant van het verhaal te vertellen. Zolang niet is bewezen dat er een overtreding heeft plaatsgevonden, geldt het vermoeden van onschuld. We nemen zowel belastende als ontlastende informatie in overweging in ons onderzoek en ondersteunen het hele proces van meldingsafhandeling, van ontvangst van de melding tot de afronding van de procedure. Hierbij zorgen we ervoor dat de hoogste vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid zijn gewaarborgd. Daarnaast hechten we in ons klokkenluidersysteem waarde aan eerlijkheid, zowel tegenover de personen die ons meldingen geven als tegenover degenen tegen wie beschuldigingen zijn geuit. Het beginsel van proportionaliteit wordt consequent in acht genomen, en in elk geval wordt beoordeeld welke consequenties passend, noodzakelijk en evenredig zijn.

Let op dat meldingen zonder voldoende concrete aanwijzingen om wettelijke redenen niet verder kunnen worden verwerkt. We willen u er ook op wijzen dat bewust valse meldingen of laster van collega’s in elk geval een schending van compliance betekent en mogelijk tot juridische gevolgen kan leiden.

Voor specifieke meldingen van schendingen van de wet of overtredingen met betrekking tot de apt Group kunt u contact opnemen met ons klokkenluidersysteem via de volgende link.

Over het klokkenluidersysteem

Technisch proces

Ons platform voor klokkenluiders stelt u in staat mogelijk wangedrag te melden via een beveiligde website. Na het achterlaten van een bericht ontvangt u een willekeurig gegenereerd zaaknummer en stelt u een persoonlijk wachtwoord in. Bewaar deze zorgvuldig om met ons te communiceren. Het zaaknummer stelt u in staat om via het platform feedback en/of vragen te lezen of te beluisteren en bijvoorbeeld verder te communiceren over een kwestie. Ook elektronische documenten kunnen worden geüpload.

Als u uw zaaknummer en/of wachtwoord bent vergeten, stuur ons dan alstublieft opnieuw uw bericht. U ontvangt dan een nieuw zaaknummer en kunt een nieuw wachtwoord instellen. Voor verdere communicatie met ons team gebruikt u vervolgens uw nieuwe zaaknummer en uw nieuwe wachtwoord.

Daarnaast kunt u ons bereiken op het volgende adres:

apt Holding GmbH
Meldestelle
Rheinpromenade 11
40789 Monheim am Rhein
E-Mail:ethics@apt-alu-products.com

of per spraakbericht via het telefoonnummer 0049 2173 962 318.

Fundamentele principes

Transparantie en bescherming
Als onderdeel van een open proces draagt onze klachtenprocedure bij aan de bescherming van ons bedrijf, onze werknemers, klanten, zakenpartners en andere betrokken partijen, in het bijzonder de klokkenluiders. Ons systeem is gebaseerd op een gestandaardiseerd en transparant proces, dat gepaard gaat met een vertrouwelijke en professionele behandeling van informatie en klachten.

Ons doel is om meldingen en klachten op een eerlijke, evenwichtige en transparante manier te onderzoeken om problemen efficiënt en effectief op te lossen.

De volgende principes zijn in detail van toepassing:

Objectiviteit en onpartijdigheid
Meldingen en klachten worden neutraal en objectief behandeld – met strikte inachtneming van het vermoeden van onschuld. De medewerker(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor het voeren van de procedures is een onafhankelijke persoon of afdeling die de meldingen ontvangt en een onafhankelijke persoon of afdeling die de meldingen opvolgt.

Discretie
De medewerkers die de procedures leiden, behandelen elke zaak met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid, vooral wanneer ze persoonlijke gegevens behandelen. De identiteit van de persoon die de informatie verstrekt, wordt niet bekendgemaakt, tenzij deze instemt met de onthulling van diens identiteit. De vertrouwelijkheid strekt zich ook uit tot personen die het onderwerp zijn van meldingen of klachten.

Bescherming van de klokkenluider
Melders mogen niet benadeeld worden als gevolg van hun melding. Werkgevers moeten voortaan bewijzen dat enige vorm van benadeling, zoals een slechte beoordeling, overplaatsing, demotie, ontslag of het niet meer toekennen van opdrachten niet het gevolg is van een klokkenluidermelding. Ook mag er niet gedreigd worden met benadeling. De bescherming geldt voor meldingen gedaan in een werk-gerelateerde context.

Betrokkenheid van de klokkenluider
Elke melding en klacht wordt door apt serieus genomen en de klokkenluider wordt op de hoogte gehouden van de voortgang en uitkomst van de procedure. We streven naar grootst mogelijke transparantie in richting klokkenluider, maar in bepaalde gevallen moeten we ook rekening houden met de wettelijk beschermde belangen van derden.

Duur van de procedure
apt doet er alles aan om alle binnenkomende meldingen en klachten snel en zonder verwijtbare vertraging te verwerken. Tegelijkertijd wordt ervoor gezorgd dat de persoon die de informatie verstrekt voldoende tijd krijgt om deel te nemen aan het onderzoek naar de feiten. De duur van het onderzoek kan variëren afhankelijk van de omvang en complexiteit van de zaak.

Procedurekosten
Van de in dit reglement beschreven procedure kan kosteloos gebruik worden gemaakt. Kosten die de klokkenluider maakt in verband met het gebruik van de klachtenprocedure worden niet gedekt door apt, dit geldt ook voor reiskosten of kosten voor juridisch advies.

Procedure

Indiening van informatie of klachten
Bevoegde personen: Iedereen kan melden.

Vereiste informatie
Om de juiste verwerking mogelijk te maken, moeten meldingen zo specifiek mogelijk worden geformuleerd, baserend op de volgende vragen:

Wie? Wat? Hoe? Wanneer? Waar?

Procedure na indiening

Ontvangstbevestiging:
De ontvangst van de klacht wordt binnen zeven dagen schriftelijk of elektronisch bevestigd, op voorwaarde dat de contactgegevens bekend zijn.

Registratie en doorsturen:
De klacht wordt door apt geregistreerd als een zaak en doorgestuurd naar de relevante onderzoekseenheid.

Onderzoek van de klacht:
De onderzoekseenheid controleert of er een voldoende concreet eerste vermoeden bestaat.

Follow-up maatregelen:
In geval van verdenking worden passende preventieve en corrigerende maatregelen onderzocht.

Conclusie en evaluatie:
De onderzoeksresultaten en maatregelen worden gedocumenteerd in een intern eindrapport en de klokkenluider wordt uiterlijk na drie maanden en zeven dagen schriftelijk geïnformeerd over de afronding van de procedure.

Uw meldingen zijn cruciaal om ernstige nadelen voor ons bedrijf, onze partners en onze medewerkers te voorkomen. Als u een (potentiële) mogelijk misstand of vermoeden waarneemt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via ons systeem.

Hartelijk dank voor uw vertrouwen en ondersteuning.

Privacybeleid voor het klokkenluidersplatform

Wil je een persoonlijk advies?

Neem nu contact op!

Manon Gahmann

Director CSR & Compliance